Делопроизводство в электронном виде

Полное разъяснение по теме: "делопроизводство в электронном виде" от профессионального юриста с ответами на все интересующие вопросы.

В современных условиях развития бизнеса использование технологичных решений в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом. Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления. Как правило, автоматизация окупает себя за несколько месяцев, а эффект от нее становится долговременным. В этом материале рассмотрим виды современных СЭД, их преимущества и факторы, определяющие выбор системы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в чем преимущества систем электронного делопроизводства;
  • какие виды СЭД соответствуют потребностям современного делопроизводства;
  • как не ошибиться при выборе системы электронного делопроизводства;

Преимущества систем электронного делопроизводства

Изображение - Делопроизводство в электронном виде proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2FDepositphotos_11892739_l-2015

Переход к электронному документообороту — одна из актуальных тенденций развития делопроизводства. Современные компании ориентируются на инновации и рынок, используют все доступные средства коммуникаций. Именно этим обусловлен постепенный переход от бумажного к электронному делопроизводству. Эффективность управления зависит от скорости и качества документооборота компании. Использование современных технологий является одним из конкурентных преимуществ.

Традиционно автоматизация делопроизводственных процессов ассоциируется с работой с корреспонденцией, распорядительными и организационными документами. Тем не менее, степень развития систем электронного делопроизводства (СЭД) позволяет не только переводить документацию в цифровой формат, но и связывать ее с соответствующими управленческими процессами. СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого можно организовать и автоматизировать работу на протяжении полного жизненного цикла документов. Такие программные средства обеспечивают возможность их создания, изменения, хранения, управления документационными потоками, а также помогают контролировать исполнение и повышают уровень информационной безопасности.

К преимуществам систем электронного делопроизводства можно отнести:

  • сокращение расходов бумаги и затрат на обслуживание техники;
  • ускорение делопроизводственных процессов;
  • оптимизация поиска и хранения;
  • быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • отслеживание истории документа, протоколирование действий;
  • исключение дублирования;
  • защита от несанкционированного доступа;
  • согласование и ознакомление в электронном виде;
  • контроль за исполнением;
  • формирование отчетов, наличие достоверных данных для анализа;
  • планирование и прогнозирование;

Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроизводства, компания сокращает ряд ключевых затрат. Это материальные и временные затраты компании, а также трудозатраты персонала. Кроме того, уменьшается влияние так называемого человеческого фактора, т.е. количество ошибок в процессах документооборота сводится к минимуму.

Виды систем электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства можно классифицировать по разным критериям. Наиболее распространенной можно считать классификацию по отношению к задачам делопроизводства. Существуют программные средства, охватывающие все делопроизводственные процессы, автоматизируют документооборот, выполняющие архивные и поисковые функции, обеспечивающие контроль и учет документов. СЭД может быть ориентирована на бизнес-процессы, обеспечение корпоративной инфраструктуры, управление содержимым и или маршрутизацию документооборота.

Виды систем электронного делопроизводства:

  • Системы управления документами
Видео (кликните для воспроизведения).

Предназначены, в первую очередь, для автоматизации хранения, поиска и управления документацией. Это практически универсальный класс, не имеющий отраслевой направленности. Функционал СЭД этой категории позволяет охватить весь цикл жизни документа: от его создания до списания в архив. С их помощью производится индексация; организация доступа, выдачи и возврата; рассылка документации. Системы управления обеспечивают защиту данных за счет постоянного контроля версий документа. Кроме того, они могут выполнять ряд управленческих функций, передавая поручения исполнителям и отслеживая ход работ.

  • Системы автоматизации деловых процессов

Этот вид СЭД предназначен для обеспечения бизнес-процессов. Они позволяют обрабатывать документы в процессе выполнения той или иной работы, описывают бизнес-процессы и поддерживают регламент их взаимодействия с документопотоками. С их помощью можно не только вести электронный архив, но и осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск по нему. Объектом является работа, которой задаются определенные условия и исполнители. С процессом связывают те или иные служебные документы, необходимые для ее выполнения.

  • Системы организации групповой работы

Поддерживают возможность постоянного обмена документами. Могут совмещать функции электронной почты, видеоконференций, совместного использования документации. Кроме того их программные средства позволяют управлять документопотоками и осуществлять календарное планирование. Несмотря на ограниченный размер собственных баз данных, подобные СЭД служат для автоматизации документооборота и обеспечения функций учета, хранения и поиска.

  • Системы контроля исполнения документов

Задача системы электронного делопроизводства этого класса — обеспечение учета документации и контроль за ее исполнением. В подобной СЭД ведутся журналы регистрации и контроля, с помощью которых можно отследить приближение сроков исполнения или его окончание. Программа сигнализирует о просроченных документах, формируя отчеты о работе. Она наиболее эффективна при использовании делопроизводственным персоналом и контролирующими подразделениями.

Предназначены для физического хранения электронных копий документов. Обеспечивают атрибутивный и полнотекстовый поиск в массиве документации и, как правило, представляют собой клиент-серверные базы данных.

Выбор системы электронного делопроизводства

Выбор оптимальной системы электронного делопроизводства необходимо производить с учетом специфики деятельности компании, ее текущих потребностей, стратегии развития и политики управления. Ожидаемым результатом внедрения СЭД на предприятии является оптимизация затрат за счет экономии внутренних ресурсов. Эффективной будет система, позволяющая окупить затраты на внедрение за 2-3 месяца. Целесообразно назначить ответственным за это процесс сотрудника, обладающего знаниями в области управления бизнес-процессами. Как показывает практика, максимальный эффект от автоматизации достигается в том случае, если электронный документооборот и система управления процессами функционируют в едином информационном пространстве. Объединение этих процессов позволит решить максимально количество текущих задач.

Читайте так же:  Пенсия по инвалидности 2 группа

Среди требований к системе электронного делопроизводства можно выделить:

  • соответствие организационно-штатной структуре компании;
  • разграничение полномочий, протоколирование действий пользователей;
  • возможность контроля сроков исполнения, оповещения о просроченных документах;
  • хранение документации во внутренней базе;
  • поддержка шаблонов, версий и перекрестных ссылок;
  • возможность коллективной разработки;
  • обеспечение процессов согласования, визирования и утверждения;
  • ведение регистрационных журналов, дел;
  • формирование статистических отчетов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск, ведение классификаторов;
  • отслеживание документов вне системы;
  • возможность шифрования, использования цифровой подписи;
  • поддержка маршрутизации, обеспечение документооборота;

При выборе системы электронного делопроизводства необходимо принять во внимание финансовые возможности и организационную схему делопроизводства организации. В некоторых случаях, когда документооборот компании невелик, достаточно автоматизировать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, распределение документов по исполнителям. Если речь идет о компании с разветвленной структурой и большим штатом, необходима более сложная система с расширенным функционалом.

В любом случае, соотношение стоимости автоматизации и возможностей внедряемого программного обеспечения будет определяющим фактором при принятии решения.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Изображение - Делопроизводство в электронном виде proxy?url=https%3A%2F%2Fclubtk.ru%2Fupload%2Favatara%2Fuser_1689_20180514163656

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.
Видео (кликните для воспроизведения).

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Читайте так же:  Пфр рассказал о планах по пенсионной индексации в ближайшие годы

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Изображение - Делопроизводство в электронном виде proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.docflow.ru%2Fupload%2Fiblock%2F32d%2F32de7116e5c373a9f5403debf2ffb81f

Изображение - Делопроизводство в электронном виде proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.docflow.ru%2Fupload%2Fiblock%2F32d%2F32de7116e5c373a9f5403debf2ffb81f

Делопроизводство – комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

  • организации хранилищ электронных документов;
  • автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
  • интеграции с существующей информационной средой.

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Изображение - Делопроизводство в электронном виде proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.eos.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F288%2Fcopyvx2

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Читайте так же:  Продажа недвижимого имущества юридическим лицом

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Читайте так же:  Как действовать если авто признали в тотал

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Переход к электронному делопроизводству привел к расширению его терминологического аппарата и потребовал уточнения содержания новых понятий, получивших распространение как в нормативных документах, так и в управленческой практике: электронный документ, электронное делопроизводство, электронный документооборот, оцифрование, электронный образ документа.

Многофункциональностью документа объясняется наличие большого числа определений этого понятия, в каждом из которых на первый план выступают те или иные характеристики и функции документа.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи но информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1] .

Читайте так же:  Психиатрическая судмедэкспертиза как проводится

Из данного определения выделяется функция электронного документа как средства фиксации информации.

ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» определяет электронный документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды», акцентируя внимание на коммуникативной функции документа. При этом на первый план выступают требования к документу: фиксированность, доступность, целостность, легитимность.

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 определяет электронный документ как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, ползшенную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. На первый план здесь выдвигается правовой аспект документа.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе при условии соблюдения установленного порядка его оформления, что придает электронному документу официальный статус.

В наиболее общей форме понятие «электронный документ» было определено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также в ГОСТ Р 7.0.8—2013.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, основу понятия «электронный документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную, что нашло отражение в появлении синонима понятия «делопроизводство» — «документационное обеспечение управления». Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» утвердило понятие документа как двуединства информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.), в результате чего происходит как бы материализация и овеществление сведений.

Путем сканирования документа, изначально изготовленного на бумажном носителе, создается его электронная копия, названная электронным образом документа.

• Электронное делопроизводство — делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным — бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются человек, компьютер и компьютерная сеть.

Такое определение электронного делопроизводства позволяет вычленить в нем две важнейшие составляющие — создание электронного документа в процессе его документирования с использованием информационных технологий (электронное документирование) и организацию работы с электронным документом в процессе электронного документооборота и электронного архивирования.

Электронный документооборот как составная часть электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов [2] .

На почве неупорядоченности документовсдческой терминологии не только в печатных изданиях, но и в официальных документах, а за ними и в практике появилось некорректное использование или подмена двух понятий: «электронное делопроизводство» и «электронный документооборот». В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти сказано, что «электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти», однако в системе электронного документооборота электронные документы не создаются. Они создаются в системе электронного делопроизводства на стадии их документирования, и только потом, на второй стадии процесса делопроизводства, т.е. в процессе документооборота, происходит их обработка.

Процедура храпения электронных документов также не входит в процесс документооборота, начинаясь уже за его пределами, а именно там, где завершено исполнение электронными документами основных функций и решается вопрос об их дальнейшей судьбе.

Представляется также некорректным использовать эти понятия в порядке перечисления, как однопорядковые [3] , так как электронный документооборот составляет лишь часть организации работы с электронными документами, которая, в свою очередь, является одной из частей всего делопроизводства. Также некорректно учебную дисциплину «Делопроизводство (документационное обеспечение управления») называть «Документационное обеспечение управления и делопроизводство».

  • [1] Статья 2 Закона об информации.
  • [2] Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. С. 179.
  • [3] Статья 11 Закона об информации.
Изображение - Делопроизводство в электронном виде 435643455
Автор статьи: Сергей Самойлов

Добрый день! Меня зовут Сергей. Я уже более 17 лет занимаюсь юриспруденцией. Считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи. Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте – всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here