Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам

Полное разъяснение по теме: "приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам" от профессионального юриста с ответами на все интересующие вопросы.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел – образец

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0001807494-smallwww

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО “Весенний день”…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Нет видео!
Видео (кликните для воспроизведения).

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО “Весенний день” на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО “Весенний день” от 01.10.2015 № 186 “Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год”».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002)

Необходимость данного документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец номенклатуры дел организации 2018 обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Читайте так же:  Можно вернуть билеты визэйр за день до вылета по серьезной причине

В настоящее время действуют три вида:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации для однотипных организаций.
  2. Примерная НД отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид НД, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

НД создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список и с нового года применяет уже измененный приказ.

Первичное составление и ежегодное обновление НД следует поручить начальникам структурных подразделений и отделов, чтобы специалисты могли составить исчерпывающий список используемых в работе форм и бланков. Затем НД структурных подразделений следует объединить в один обобщенный документ, который утверждается отдельным распоряжением или приказом руководителя.

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Ваш персональный гид в мире документов

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2F2.bp.blogspot.com%2F-dAg3cCNI37U%2FWBiYQqwrZhI%2FAAAAAAAAD2g%2Fd86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB%2Fs200%2F%2525D0%2525BD%2525D0%2525BE%2525D0%2525BC%2525D0%2525B5%2525D0%2525BD%2525D0%2525BA%2525D0%2525BB%2525D0%2525B0%2525D1%252582%2525D1%252583%2525D1%252580%2525D0%2525B0%252B%2525D0%2525B4%2525D0%2525B5%2525D0%2525BB

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Согласование проекта номенклатуры с отделами.

Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

Нет видео!
Видео (кликните для воспроизведения).

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fnomenklatura-del-300x225

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Читайте так же:  Детские пособия в иваново и ивановской области в 2019-2020 году

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

  • учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
  • систематизации деловых бумаг разного уровня;
  • процессу индексации отдельных документов и папок;
  • составлению описей для архивов разного уровня.
  • типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
  • примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
  • индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fnomenklatura-del4-300x200

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fnomenklatura-del2-300x203

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Читайте так же:  Могут ли списать административный долг с карты сбербанка самостоятельно

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fnomenklatura-del3-300x200

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Приказ об утверждении штатного расписания: порядок подтверждения, образец составления

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F11%2Fprikaz-ob-utv-shr

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Файлы для скачивания:

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F07%2Fword-31

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец, word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F11%2Fprikaz-ob-utv-shr1

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

Читайте так же:  Сроки предъявления к исполнению исполнительных документов

На следующей строке указывается место и дата составления документа.

Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F11%2Fprikaz-ob-utv-shr2

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:

  • Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
  • Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
  • Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
  • Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
  • Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F11%2Fprikaz-ob-utv-shr3

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

  1. Создается новая должность;
  2. У существующей должности изменяется наименование;
  3. Производится сокращение штата сотрудников;
  4. У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
  5. Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы. Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

  • оформления на общем бланке;
  • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
  • одобрения экспертной комиссии;
  • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
  • утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2016)

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления. ООО «Архив» ПРИКАЗ 17.12.2016 г. № 14Москва Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год В целях исполнения требований п.
1 ст.

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА» (ОАО «Падающая комета») ПРИКАЗ « 25 » июня 2014 г. № 38 г. Мурманск Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю: 1.

Читайте так же:  Если тебя оклеветали как доказать в суде

Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год. 2.
Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне. Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.
Скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел Итоги Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации.
К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время. Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

  • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации. Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

  • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
  • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
  • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия. Период действия приказа Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени. Как составить приказ: основные правила Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы.

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон. Как оформить приказ: основные правила Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

  • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

  • классификацию документов по срокам хранения;
  • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Изображение - Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2019 год образец бюджетникам 435643455
Автор статьи: Сергей Самойлов

Добрый день! Меня зовут Сергей. Я уже более 17 лет занимаюсь юриспруденцией. Считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи. Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте – всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here